A meeting gondolatától sokakban óráknak tűnő percek, fokozódó türelmetlenség és haszontalan kérdések körül rótt körök rémképe jelenik meg, pedig a szervezetek haladása szempontjából fontos alkalmakról van szó. Hogyan lehet elérni, hogy a meeting bejelentése ne a nap rossz híre legyen? Hat stratégiai javaslattal szolgál Steven Rogelberg szervezetkutató a TEDxUNCCharlotte keretében tartott előadásában.
Steven Rogelberg az Észak-Karolina-Charlotte Egyetem szervezettudományi, menedzsment és pszichológia professzora, és olyannyira elmélyült a meetingek kutatásában, hogy a The Surprising Science of Meetings (A meetingek meglepő tudománya) címmel könyvet is írt a témában. Az ő álláspontja az, hogy meetingekre szükség van, mivel a kooperáció, kommunikáció, és közös döntéshozatal így tud megvalósulni, de a rossz meetingeket meg kell reformálni.
Az ideas.ted.com összegyűjtötte Rogelberg meetingfejlesztő-stratégiáit, amiket bárki alkalmazhat, aki hasznosabb és kellemesebb meetingekre vágyik:
1. A lehető legkevesebb ember vegyen részt rajta.
Ne legyenek ott megfigyelők vagy olyanok, akik „csak hallgatni” érkeztek. Rogelberg azt javasolja, „fontold meg, hogy néhány embert csak a meeting egy részére hívsz meg, nem az egészre, így megtarthatod a meeting értékét és mégsem vesztegeted az emberek idejét.”
Néha túlzsúfolt meetingek lesznek abból, hogy a vezető nem akar senkit kihagyni, még akkor sem, ha az illetők nem fontosak. Ez általában jó szándékból ered, amit Rogelbergék kutatása is megerősített. „Az egyik dolog, amit a kutatásunk során találtunk az az, hogy ha az emberek nincsenek meghívva egy meetingre, aggódni kezdenek, hogy ki vannak rekesztve.”
Hogy kezeld ezt a bizonytalanságot? Ne hívd meg őket, de oszd meg velük később a meeting jegyzeteit – érezhetik, hogy ők is kapcsolódnak, és elolvasva a jegyzeteket, hozzá tudják tenni, amit és ahogy gondolnak. A kikötés: Tegyél róla, hogy a meeting jegyzetek 24 órán belül körbejárjanak, ha azt akarod, hogy az emberek tényleg a körhöz tartozónak érezzék magukat. Minél több idő telik el, annál inkább azt fogják érezni, hogy csak utógondolatok.
2. Légy jó házigazdája a meetingeknek, amiket te vezetsz.
Éreztesd az emberekkel, hogy értékeled és örömmel fogadod őket. Köszöntsd a résztvevőket és mutasd be egymásnak azokat, akik még nem találkoztak. És van egy egyszerű összetevő, ami azonnal emeli a hangulatot: az étel. „Az egyik legjobb előrejelzője világszerte a várható elégedettségének a meetinggel, a snack.” mondja Rogelberg. „Nem csak a snack maga, hanem a tény, hogy vetted a fáradságot és gondoltál a többiekre.”
3. Törj ki az egyórás dobozból.
Túl sok szervezetnél 60 perc a meetingek alaphossza. De, ahogy Rogelberg rámutat, a munka különös módon képes kitölteni a rendelkezésére álló időt. Ez azt is jelenti, hogy ha rövidebb időtartamra tervezed, minden bizonnyal be tudtok fejezni mindent.
Mi több, „pszichológiai kutatások azt mutatják, hogy amikor a csapatok egy kis stressznek vannak kitéve, optimálisan teljesítenek és fókuszáltabbak.” 20, 30, 40 perces meetingeket szervezz, amiknek világos napirendje és céljai vannak.
Egy másik lehetőség a meetingek hosszának csökkentésére az álló meeting, az ülő helyett. Rogelberg azt mondja, „Az eredmény minősége ugyanolyan, de az álló meetingek feleannyi időt vesznek igénye.”
4. Válts meeting formátumot.
Például, menjetek sétálni. „Kutatások bizonyítják, hogy egy sétáló meetingen az emberek nagyobb elégedettséget jeleznek vissza és még több kreativitást.” mondja Rogelberg. Néhány ökölszabályt azért javasol betartani a siker érdekében: Két vagy három résztvevőre szorítkozz (beleértve saját magadat); időben figyelmeztesd az embereket, hogy sétához öltözzenek, és időben biztosítsd, hogy a meeting tartalma ne tegye szükségessé a laptopokat és prezentációkat. A sétáló megbeszélésekről bővebben itt olvashattok.
Még egy csavar: Változtass a brainstorming módján. „Ha az egyéneket hagyod csendben brainstormingolni a meetingeken – egy papíron vagy appon rögzítve a gondolataikat – kétszer annyi ötlettel fognak előállni, ráadásul ezek az ötletek általában kreatívabbak és innovatívabbak, mert az emberek nem szűrik meg őket.” mondja Rogelberg.
5. Rázd fel a napirendet – ahelyett, hogy a témák mentén osztanád be, oszd be kérdések mentén.
„Most már van egy lakmusz teszted, hogy eldöntsd, kinek kell tényleg ott lennie, mert az ő alapvető feladatuk a kérdések megválaszolása. Így jobban el tudod dönteni azt is, mikor fejeződjön be a meeting, mert a kérdések megválaszolásra kerültek.” magyarázza Rogelberg. „És most már tudod, hogy néz ki a sikeres meeting – a kérdéseket meggyőzően válaszolták meg. Ha nem tudsz kérdéseket feltenni, az jele annak, hogy nincs szükség meetingre.”
6. Időről-időre értékeld a meetingeket.
Rogelberg szerint az emberek, akik a meetingeket vezetik, hajlamosak részrehajlóak lenni; változatlanul azt gondolják, hogy jól csinálták, akkor is, ha nem. Mint házigazda és „utaskísérő”, kötelességed rendszeresen egyeztetni a résztvevőkkel: ”Mi megy jól a meetingjeinken? Mit lehetne jobban csinálni? Van konkrét ötleted, hogy hogyan fejleszthetnénk őket?”
Feltenni a kérdéseket persze nem elég. Nyitottan kell meghallgatnod a válaszokat (védekezés nélkül), és megfelelő változtatásokkal válaszolnod. Már néhány apró csavarral drasztikusan megváltoztathatod a meetingeket – és megváltoztathatod az emberek napjait. „Míg gyakran gondolunk úgy a meetingekre, mint amik leszívnak, lehetnének olyan alkalmak is, amik feltöltenek, ha jól működnek.” mondja Rogelberg.
(forrás)
