Mi az az ATS rendszer?
Az ATS más néven jelentkező követő rendszer (applicant tracking system), egy olyan szoftver amely segíti a vállalatot és a HR-es szakembert a hatékonyabb toborzásban. Egy megfelelő ATS rendszer automatizálni tudja a kiválasztási folyamat bizonyos részeit, így időt spórol meg a HR-es kollégának, csapatnak.
Az ATS rendszer fő funkciói:
-
Jelentkezések kezelése és tárolása
-
Adatbázis-kezelés
-
Elemzés és jelentések
-
Kapcsolattartás, kommunikáció rögzítése
Mire érdemes odafigyelni a kiválasztás során?
A kiválasztási folyamat megtervezésekor érdemes az alábbi szempontokra odafigyelni:
-
Pozíció kiírása, megfogalmazása, a pozíció, szektor, cég figyelembevételével
-
Hány jelöltre számítunk? Hány főt szeretnénk felvenni?
-
Milyen szempontokat veszünk figyelembe a kiválasztáshoz?
-
Tervezünk-e próbafeladatot?
-
Milyen skill-eket szeretnénk ellenőrizni a folyamat során?
-
Hány lépcsős interjút tervezünk?
-
Milyen más kollégákat tervezünk még bevonni a kiválasztási folyamatba?
-
…és a legfontosabb, hogyan tudjuk a kiválasztást optimalizálni, automatizálni?
A fentieket végiggondolva gondosan megtervezhetjük a kiválasztási folyamatunkat, ehhez készítettem egy mindmap-et is. A kiválasztási folyamat tervező mindmap-et pedig ezen a linken tudod letölteni.
Mit tudunk automatizálni egy kiválasztási folyamatban?
Rengeteg lehetőségünk van optimalizálni és automatizálni a HR-es és különösen a kiválasztási folyamatainkat. Ilyen lehet:
-
Az automatikus visszaigazoló email a jelentkező számára a jelentkezésről,
-
A jelentkező értesítése az új kiválasztási körbe jutásról,
-
A próbafeladat kiküldésének automatizációja
-
Az interjúztatást végző kollégák értesítése, hogy telefonos interjúztassák a jelentkezőt
-
Az interjú folyamatban résztvevő kollégák értesítése, hogy (egy új) jelentkező átesett az előszűrésen és közös interjút egyeztetünk vele
-
A sikertelen jelentkezők automatikus értesítése
ATS folyamatok építése ActiveCampaign rendszerben
Mi az a CRM rendszer?
A CRM rendszert jellemzően a sales és a marketinges kollégák használják más folyamatokra, azonban ezekben is kialakíthatunk remek HR-automatizációs folyamatokat kiválasztáshoz is akár, de akár más folyamatokat is.
A CRM rendszert a marketingesek hírlevelek kiküldésére, a sales-ek az értékesítési folyamat menedzselésére használják alapvetően. Ez utóbbi az, amihez hasonló a kiválasztási folyamat is, így ezt mi is implementálhatjuk és megkönnyíthetjük a munkánkat, hatékonyabbá, költséghatékonyabbá téve a saját, belső HR-es folyamatainkat.
Milyen CRM rendszerek vannak?
Többféle hazai és nemzetközi CRM rendszer is van, ezek közül a legközkedveltebb kettő a HubSpot CRM és az Active Camapign, ezek a rendszerek alkalmasak a fentihez hasonló folyamat felépítése és kialakítására is. Ezért, ha ilyen rendszert használ a cégünk, akkor könnyen kialakíthatjuk az automatizált kiválasztási folyamatunkat ezekbe a rendszerekbe.
Hogyan tudom tovább gyorsítani a kiválasztási folyamatot?
Manapság sok interjú során felmerül a nyelvi kompetenciák mérése. Sok helyen a telefonos interjú során mérik fel a jelentkező szóbeli nyelvi tudását, nyelvhasználatát és kommunikációját.
Ezt a részt is automatizálhatjuk a fenti rendszerek, valamint a VideoAsk segítségével. Ez egy olyan alkalmazás, amellyel a jelentkező (és mi is) videókat rögzíthetünk a telefonunk segítségével, így akár különböző időpontban, kényelmesebben, aszinkron módon tudhatjuk le a telefonos szűrést a jelentkezéshez.
Felvételi folyamat - VideoAsk segítségével
Ezt egészíthetjük még ki időpontfoglaló megoldásokkal, ilyen funkciója az ActiveCampaign-nek és a Hubspotnak is van, de választhatunk további rendszereket is, ilyen a magyar Booked4.us és a nemzetközi Calendly is.
Hogyan tudok megtervezni egy kiválasztási folyamatot?
A kiválasztási folyamat megtervezéséhez érdemes a cikk elején felsorolt lépéseken végigmenni. Egyeztetni esetleg a marketinges kollégákkal a csapaton belül, vagy segítséget kérni külsős szakértőtől, aki CRM automatizációval foglalkozik.
Hogyan tudom gyorsítani a kiválasztási folyamatot mesterséges intelligencia segítségével?
A mesterséges intelligenciát is segítségül hívhatjuk, különösen akkor, ha nagyobb mennyiségű jelentkezőt kell szűrni. Ilyenkor fontos, hogy tájékozódjunk a cégünk mesterséges intelligenciával kapcsolatos irányelveiről, lehetőségeinkről, hogy mindenképpen jogszerűen járjunk el, különösen adatbiztonság tekintetében.
Az ugyanis, ha a megkapott önéletrajzokat ChatGPT-vel, vagy más eszközzel ellenőriztetjük le, az személyes adatokkal kapcsolatos aggályokat vethet fel. Ezt megfelelő beállítások mellett, vagy saját, belső AI-os rendszert használva kiküszöbölhetők. Másrészt, ha pedig folyamatosan és rendszeresen nagy mennyiségben kell átvizsgálnunk önéletrajzokat, akkor mindenképpen fontoljuk meg azt, hogy ezeket a screeningeket miképp lehet automatizálni, felgyorsítani mesterséges intelligencia segítségével.
Összefoglaló
Az ATS rendszer (jelentkező követő rendszer) egy szoftver, amely segíti a vállalatokat és HR szakembereket a hatékonyabb toborzásban azáltal, hogy automatizálja a kiválasztási folyamat bizonyos részeit, mint a jelentkezések kezelése, adatbázis-kezelés, elemzés és jelentések készítése, valamint a kommunikáció rögzítése. A CRM rendszerek, mint a HubSpot CRM és az ActiveCampaign, szintén hasznosak lehetnek a HR folyamatok automatizálásában, növelve a hatékonyságot és költséghatékonyságot. Modern eszközökkel, mint a VideoAsk és időpontfoglaló rendszerek, tovább gyorsíthatjuk a kiválasztási folyamatot.
Gyakori kérdések:
Mi az a VideoAsk és hogyan használható a kiválasztási folyamatban?
A VideoAsk egy olyan alkalmazás, amely lehetővé teszi a jelentkezők és a HR szakemberek számára, hogy videókat rögzítsenek és osszanak meg egymással. Ezzel az eszközzel a jelentkezők aszinkron módon válaszolhatnak kérdésekre, ami lehetővé teszi a HR csapat számára, hogy rugalmasan és hatékonyan végezze a szűrést. Ez különösen hasznos lehet nyelvi kompetenciák felmérésére és az első interjúk lebonyolítására.
Hogyan javíthatja a mesterséges intelligencia (AI) a kiválasztási folyamatot?
A mesterséges intelligencia (AI) segítségével a nagy mennyiségű jelentkezők szűrése gyorsabbá és hatékonyabbá válik. Az AI képes az önéletrajzok gyors elemzésére, a releváns kulcsszavak azonosítására és a legalkalmasabb jelöltek kiválasztására. Fontos azonban, hogy az AI használata során figyelembe vegyük az adatbiztonsági és adatvédelmi előírásokat, különösen a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályokat.
Milyen előnyökkel jár a próbafeladatok automatizálása a kiválasztási folyamatban?
A próbafeladatok automatizálása számos előnnyel jár, beleértve a hatékonyság növelését és az időmegtakarítást. Az automatizált rendszerek lehetővé teszik a feladatok gyors kiosztását és értékelését, csökkentve a HR csapat adminisztratív terheit. Emellett a jelöltek is gyorsabban kapnak visszajelzést, ami javítja a jelentkezők élményét és a cég professzionális megítélését.
Török Balázs vendégcikke.
