Conform unui articol din Business Review, în multe companii din România procesul de onboarding este încă doar o formalitate, învechit sau improvizat – asta dacă există măcar. Acest lucru nu influențează doar confortul noilor angajați, ci are efecte pe termen lung asupra performanței și loialității lor.
În organizațiile unde integrarea este structurată și gândită strategic, atmosfera la locul de muncă și rata de retenție sunt vizibil mai bune chiar din prima lună. 📊
🔍 „Welcome email”-ul nu înseamnă integrare
De multe ori se crede că un simplu email de bun venit sau o cană oferită în prima zi e suficient – dar un proces de onboarding real e mult mai complex. Integrarea bine organizată are trei etape esențiale: prima zi, prima săptămână, prima lună. Și într-o firmă mică sau mijlocie merită să planifici din timp: cine îl primește pe noul coleg, cum îi vor arăta primele zile, ce documente și instruiri îl așteaptă.
O problemă des întâlnită este lipsa unui responsabil clar și a feedbackului constant, lăsând practic noul angajat „pe cont propriu”. Pe termen lung, asta scade nu doar performanța, ci și implicarea și loialitatea lui față de companie. ✍️
📏 De ce contează atât de mult un onboarding puternic pentru IMM-uri?
În companiile mari, micile greșeli sunt mai ușor absorbite de structuri și procese, dar într-o firmă mică se resimt imediat dacă un nou angajat nu reușește să se integreze. Fiecare plecare poate destabiliza fluxul de lucru zilnic, aduce costuri suplimentare și pune presiune pe moralul echipei. Primele impresii sunt decisive: influențează angajamentul, performanța și imaginea companiei în ochii noii persoane. Iar acolo unde nu există un departament HR dedicat, onboardingul e adesea realizat ad-hoc – ceea ce, în timp, se vede clar în rata de fluctuație.
🧰 Cum ar trebui să arate un onboarding eficient într-o mică întreprindere?
Nu ai nevoie de software scump sau sisteme complicate ca să funcționeze bine. E suficient un calendar clar, o persoană responsabilă și un proces bine definit. Dezvoltarea abilităților soft face parte din asta: e important să existe un mentor la care noul angajat să poată apela cu întrebări, să se organizeze discuții regulate de tip check-in, iar chiar și un simplu prânz sau o cafea împreună poate conta enorm.
Printre opțiunile accesibile se pot include un pachet de bun venit online, un videoclip introductiv scurt sau o listă de verificare pentru primele 30 de zile. 📚
💡 Fiecare rol e diferit – așa personalizăm onboardingul
Nu poți folosi același plan pentru un tehnician de service și pentru un specialist în marketing. Cerințele fiecărui rol sunt diferite, așa că și procesul de integrare trebuie adaptat. Un aspect care merită atenție specială este onboardingul pentru pozițiile de conducere – adesea neglijat, deși un lider nou influențează direct dinamica echipei. Integrarea lui eficientă poate fi un factor-cheie pentru viitorul unei IMM. 📈
📊 Măsurare și feedback – cum știm dacă funcționează bine?
Un semn clar al unui proces de onboarding bine structurat este existența feedbackului. Un scurt chestionar la finalul primei săptămâni sau luni poate oferi informații valoroase despre cum decurge integrarea. De asemenea, merită urmărite datele despre fluctuația de personal și feedbackul verbal sau scris al noilor angajați.
Dacă un coleg nou se simte integrat, este deja un membru valoros al echipei și nu se gândește să plece după prima lună – înseamnă că onboardingul funcționează.
🏢 Exemplu: sistemul de onboarding la StartUp HUB
La StartUp HUB, onboardingul nu este tratat ca o simplă sarcină administrativă, ci ca un proces bine gândit și structurat. Nou-veniții încep prima lor zi cu o prezentare introductivă susținută de echipa de HR și de conducere, unde află detalii despre întregul grup și despre compania în care vor activa direct. În acest cadru, se familiarizează cu modul de lucru, valorile companiei, regulile interne și comunitatea în care se vor integra.
După sesiunea introductivă, noul coleg este sprijinit de un mentor desemnat, care îl ajută să se acomodeze în echipa sa. Procesul nu se oprește aici: echipa de HR și conducerea StartUp HUB colectează în mod regulat feedback de la noii angajați, folosind chestionare și discuții individuale. Obiectivul este ca integrarea să fie rapidă, eficientă și cât mai confortabilă – contribuind astfel la performanța generală a echipei pe termen lung. 🧭
Datorită acestui proces atent planificat, grupul se bucură de o rată de fluctuație a personalului remarcabil de scăzută.
Onboardingul nu este doar o sarcină de HR – ci o investiție strategică în echipă. Fie că o firmă are doi angajați sau cincizeci, un proces de integrare bine structurat poate face diferența dintre fluctuație și o echipă stabilă. Întrebarea esențială rămâne: câtă atenție acordăm primelor zile?