A stratégiai, emberi feladatok ellátására biztosítana többletidőt a HR digitalizációja, de a magas költség miatt csak a nagyobb vállalatok lépik meg a befektetést. Ha elszántuk magunkat a HR digitalizációja mellett, akkor a célok meghatározása után próbálkozzunk kicsiben, pilot programok indításával. Az IT Business a DreamJo.bs CEO-ját, Balogh-Mázi Máriát is megkereste:
Kevés az igazán digitális HR
Ahogy a vállalat többi részébe, úgy a HR-részlegbe is óhatatlanul bekúszik a digitalizáció, de úgy tűnik, ezen a téren elég sok még a tennivaló. A HR Research Institute 2019 októberében közzétett kutatása szerint a vállalatok 7 százaléka mondhatja el azt magáról, hogy gyakorlatilag minden HR-szolgáltatásuk vagy - funkciójuk digitális, 33 százalékuknál nagyon sok, de nem az összes HR-folyamat digitális. Az mindenképp biztató, hogy a megkérdezettek közel kétharmada azt gondolja, hogy az elkövetkező két évben a HR egyre digitálisabbá válik. Ezeket majd ne felejtsük el, ha digitális transzformációra készülünk.
A kutatásban két csoportba osztották a HR-osztályokat a digitalizáció szintje szerint: digitálisnak vették azt a 40 százalékot, akiknél az összes, vagy nagyon sok HR folyamat digitális volt és analógnak azokat, akiknél azt válaszolták, hogy nagyon sok folyamatot vagy gyakorlatilag minden folyamatot manuálisan végeznek, ez a vállalatok 32 százaléka volt. A digitális és analóg HR-rel rendelkező vállalatot összehasonlították és kiderült, hogy a digitális HR-rel rendelkező vállalatok többnyire jobb pénzügyi és HR eredményeket érnek el, mint analóg társaik.
Az adminisztratív feladatokat digitalizáljuk
Ahogy az a „HR-rendszerek elterjedése” grafikonból is kiderül, a HR-folyamatokból főleg az adminisztratív funkciókat szeretjük digitalizálni: a megkérdezett vállalatok 88 százalékánál a bérszámfejtés digitálisan történik. Ez nem meglepő, mert a bérszámfejtés olyan feladat, melyet pontosan, precízen kell végezni, senki sem örvend, ha a bérek számolásakor hiba keletkezik. Adminisztratív feladatokat oldhatunk meg a második legnépszerűbb HR-alkalmazás segítségével, gyűjtőnevükön a HR információs rendszerekkel, ezekben a bérszámfejtés mellett munkáltatói adatok, könyvelési funkciók is találhatók. A stratégiainak tekintett területekből az oktatási modulok digitalizációja a legnépszerűbb.
Az is kiderült, hogy a digitális csoportba tartozóknál a digitális átalakulás gyorsabb, a vezetők stratégiai tehetségápoló feladatokat adnak a HR-osztálynak. Ugyanakkor innovatívabb és változáskereső a digitális HR-rel felszerelkezett cégek kultúrája, jobb az alkalmazott élmény, és általában több területen jobban teljesítenek, mint analóg társaik. A kutatás is bevallja, nem biztos, hogy a HR digitális működése váltja ki a vállalat jobb pénzügyi eredményeit. Inkább arra gyanakodnak, hogy a digitális HR-eszközökben élenjáró cégek egyébként is versenyképesebb szemléletűek, ez a jobb mutatók oka.
Lassan digitalizálódik a HR
A HR és a jog a legutolsó terület, amely digitalizálódni fog a világon – véli Balogh-Mázi Mária, a DreamJobs állásportál vezérigazgatója. A HR-ben dolgozók közül sokan azért állnak ellen a technológiának, mert attól tartanak, a gép rideggé teszi a kapcsolatot az alkalmazottakkal, a jelöltekkel. Ennek ellenére a vezérigazgató azt tapasztalja, hogy minél több a digitalizáció a HR területén annál több értékes idő jut a jelöltre. Férjével közösen pont azért fektetnek HR-es vállalkozásokba, mert azt látják, ezen a téren komoly fejlődési lehetőség van. A személyes kapcsolatot kivéve a HR-munka szinte minden egyes folyamata kiváltható digitális eszközzel.
A technológia HR-berkeiben történő terjedését az is segíti, hogy generációváltás van a munkahelyeken. Az új generáció pedig sokkal befogadóbb a technológiával. Az segít a lényegre, az emberre összpontosítani: a repetitív HR-feladatokat elvégzi helyettünk, a felszabaduló időben pedig jut idő a kreatív feladatokra.
Balogh-Mázi Mária szerint most van itt az idő a technológia befogadására. A HR-es problémákkal, a „recruitmenttel” foglalkozó szakemberek fájó pontja, hogy nehezen találják meg a szükséges tehetséges munkaerőt. Így készek változtatni, készek befogadni a vállalat vonzerejét növelő technológiákat. Izgalmas időknek nézünk elébe HR-területén is, – fejezte be Balogh-Mázi Mária.
A HR-esek vágynak az IT-re
Ennek ellenére több dolog is akadályozza az IT-eszközök elterjedését – véli Rozsovits Edit, a Staff Solution ügyvezető igazgatója. A HR-es szakemberek főleg az adminisztrációs, repetitív feladatokat bíznák szoftverre. Ám az egyes automatizmusok bevezetése csak a nagyobb vállalatoknál költséghatékony. Hiába könnyítené meg a kisebb vállalatok életét is, ha hosszú az üzleti megtérülés, akkor nem fognak ezzel a lehetőséggel élni. Például egy interjú időpontot egyeztető chatbot a nagy tömegben embereket felvevő multinacionális vállalatnál két-három hónap alatt is megtérül, kisebb vállalatnál években is mérhető ez az idő.
Hiába szeretné a megoldást a HR-es, bevezetésében segítségre szorul. A HR-es másképp gondolkodik, mint egy fejlesztő vagy egy IT-s, és nincs arra felkészülve, hogy önmagában, egyedül fogjon neki az adott rendszer használatának. Az ügyvezető igazgató egy friss tapasztalatát osztotta meg ezen a téren: egy vállalatnál az év elején vezették be a munkaügyi nyilvántartó rendszert, mely többek között a bérszámfejtésért is felelős. Elvileg februárban már ez az új rendszer számolta ki volna 300 alkalmazott bérét. A hónap elején a rendszer elméletben működött, de mivel a munkavállalók adatait még nem töltötték fel, a bérek nagy valószínűséggel késnek. A sietős adatfeltöltés miatt sok lesz a hiba, ami elégedetlenséget okoz, valószínűleg megnöveli a fluktuációt…
A HR-es szakembernek időt kell biztosítani, hogy az IT-rendszerszervezővel, -fejlesztővel és -tesztelővel közösen elmélyüljenek a bevezetendő rendszerben. Egy olyan megoldásszállító céggel kell szerződést kötniük, amely az adott cégre szabja a megoldást, átgondolja a folyamatokat, és ahol kell, módosítást javasol, szorgalmazza nemcsak a rendszer, hanem az adatok kérdésének megoldását is. Ezt a folyamatot a HR-es kollégának végig kell kísérnie, hogy értse, milyen rendszerrel kell dolgozzon – mindezt napi feladatai mellett. Ha a vállalat minderre elegendő időt biztosít a HR-es kollégának, akkor nem átokként, hanem áldásként éli meg a digitalizációt.
A teljes szöveg az itbusiness.hu oldalán jelent meg először 2020. február 18-án.
képforrás: freepik.com