Épp digitális transzformáció előtt áll a cégetek, és jól jön pár szakmai tipp arról, hogyan kezdjetek bele az onboarding átalakításába, és mi várható az új rendszer bevezetés után? Akkor ez a cikk nektek szól!
Gyakorlati példákon át, első kézből osztja meg veletek tapasztalatait, tippjeit a Wellbeing Szövetség egyik alapító tagjának, a Blue Colibri Platform felhasználói: a Güntner-Tata Kft.-től Blaskovics Lídia, kommunikációs specialista, a Trenkwalder Cégcsoporttól Sápi Andrea, képzés és fejlesztési specialista és a RUAG Ammotec Magyarországi Zrt.-től Heiling-Koltai Beáta, képzési és kommunikációs szakértő.
Ők miért vágtak bele? Mi mindenre érdemes odafigyelni? Milyen hatással volt a digitális onboarding bevezetése a vállalatra? És persze: mit szólnak hozzá a munkavállalók?
1. Szánd rá az időt, és sokszorosan megtérül!
A digitális onboarding egyik nagy előnye, hogy valójában csak egyszer kell létrehozni a folyamatot, a legjobb, ha a céges alkalmazásban, utána automatizálható. Nem kell hosszadalmas oktatásokra időt fordítani, az elérhető anyagokat saját időbeosztásban – de visszaellenőrizhetően – dolgozhatja fel az új belépő.
Mindez a gyakorlatban
-
A Güntner-Tata Kft.-nél az onboarding korábban személyes bemutatókon keresztül zajlott. A területi ismertető anyagokat az ott dolgozó kollégák prezentálták, akik így minden hétfőn 30-60 percre estek ki munkájukból. A digitális onboardinggal a korábban 2 napos beléptetési folyamat 1 napossá vált, és összesen heti 7 óra szabadult fel azon munkatársaik idejéből, akik korábban személyesen prezentálták területük fontos tudnivalóit az új belépőknek.
-
A Trenkwalder Cégcsoport új belépői már videós tartalmakon keresztül sajátíthatják el az adatbázisok használatát, így a betanító kollégáknak sokkal kevesebb időt kell tölteniük az adatbázisok használatának bemutatásával, és jobban fókuszálhatnak a projektekkel kapcsolatos tudásátadásra. Ennek köszönhetően néhány személyes orientációt is össze tudtak vonni, át tudtak alakítani.
Tipp: A digitális onboarding előkészületeibe sok munkát kell beletenni, hogy a digitalizált anyagok elkészüljenek, viszont érdemes, mert az indulás után időt takarít meg a vállalat. (Güntner-Tata Kft.)
2. Fókuszálj a tartalomra, és „megtörténik a csoda”!
Az új kollégának munkaköri feladatai mellett egy sor egyéb dologgal is meg kell ismerkednie. Maga a céges weboldal, felület is újdonság lesz. De emellett még meg kell ismernie a vállalatot, a csapatot, részt kell vennie például tűz- és munkavédelmi oktatáson, tréningeken stb. A sikeres digitális onboardinghoz jól összeállított tartalomra és célszerűen ellenőrző tesztek előzetes összeállítására van szükség.
Mindez a gyakorlatban
-
A Trenkwalder teljes onboarding folyamata innováción esett át. Átdolgoztak meglévő szakmai anyagokat, amik így új brandingelt külsőt kaptak. Az új anyagok elkészítése elősegítette a szervezeten belüli együtt gondolkodást és tudásmegosztást is, hiszen több szakmai terület fogott össze egy egységes digitális onboarding tananyag létrehozásáért.
-
RUAG Ammotec Magyarországi Zrt. összes területe részt vett az onboarding tartalmi elemeinek összeállításában. Minden elem, még azok is, amiknél elengedhetetlen a személyes jelenlét (gyárlátogatás, ballisztikai állomás meglátogatása), digitalizált tananyagot kapott. Ezeket mind a kék-, mind a fehérgalléros új dolgozók bárhonnan elérik. Minden belépő számára egységes képet és tudásszintet adnak így, hogy ne csak „falazzanak”, hanem tudják, hogy „templomot építenek”.
Tipp: Már a bevezetés előtt vizsgáljuk meg, várhatóan milyen tartalmak, folyamatok, rendszerek fognak változni a közeljövőben. Elsősorban azokon a területeken érdemes elkezdeni a digitalizációt, ahol nem várhatóak ilyen változások. Határozzuk meg előre a teljes tematikát is, ehhez HR-oldalról szükséges lehet egy munkakör-felmérést végezni a projekt kezdete előtt. Így már az induláskor kapunk egy teljes képet arról, milyen feladat csoportokra érdemes fókuszálni a tananyag kialakítása során. Egy ilyen digitális tananyag rendszerének kialakítása során a legnagyobb segítség egy projekt- és időütem-terv összeállítása. Határozzuk meg, hogy milyen formában kívánjuk bemutatni a folyamatokat (videó, prezentáció, stb.), előre átgondolni, milyen tartalmakat szeretnénk digitalizálni, és mik azok a pontok, ahol fontos személyes orientációkkal is kiegészíteni a digitális tartalmakat. (Trenkwalder Cégcsoport)
3. Egy app + egy eszköz + egy elérés, és hopp, beindul a folyamat!
Az új kollégák beléptetése a digitális onboarding révén automatikussá tehető. Mindössze egy okostelefon, tablet vagy számítógép kell hozzá. Így bármikor, saját ritmus szerint elvégezhetik és visszanézhetik az anyagokat. Akár egy üzemben, irodaházban kioszkokon, laptopokról, akár saját eszközeikről tekintik meg új belépőid az anyagokat, semmiről nem maradnak le.
Mindez a gyakorlatban
-
A Güntner-Tata Kft.-nél kezdetben tartottak tőle, hogy kevesen akarják majd saját készülékükön keresztül elvégezni a leckéket, de pozitívan csalódtak. Az új belépők szívesen töltötték le a céges appot, és kezdtek bele az onboarding folyamatba.
-
A Trenkwalder Cégcsoport új kollégái már az első néhány napban hozzáférést kapnak a digitális e-learning rendszerhez, ahol elsajátíthatják a szervezeti felépítésre vonatkozó alapinformációnkat. Átfogó képet kaphatnak a munkakörük feladatairól és az adatbázisok használatáról. Külön onboarding csoportokat hoztak létre azzal a céllal, hogy szabályozni tudják, ki érheti el az aktuális tananyagot. Elkezdték használni az e-learning anyagokhoz kapcsolódó adminisztrátori funkciót, így a vezetők is nyomon tudják követni, hol tart az új belépő az e-learning anyagban.
-
A RUAG Ammotec Magyarországi Zrt.-nél a belépés napján, a szükséges papírok aláírása után, a legelső onboarding előadás a vállalati kommunikációról szól, ahol azonnal minden dolgozó telepíti saját telefonjára a cég applikációjá. Ezzel máris megindul a digitalizált onboarding felület használata és az Elismerési Program digitalizált használata, a legfontosabb aktuális hírek megismerése is. Ezt követően már aktív felhasználókká válnak.
Tipp: Ha videós tartalmakat is használtok a digitális onboardingban, érdemes a vállalatnak tabletekkel, fejhallgatókkal segítenie a folyamatot. A táblagépeken nagyobb felbontásban láthatják a kollégák a videókat, prezentációkat. (Güntner-Tata Kft.)
Maradjatok velünk, mert hamarosan érkezik a második rész is!